Työn tulevaisuus

Olemme yleensä tarkastelleet blogissamme aiheita pitkälti projektityön näkövinkkelistä. Projektityö on kuitenkin vain yksi osa-alue, jossa yhteisöllisyys ja työverkostot tuovat aivan uudenlaisia mahdollisuuksia. Tästä syystä kirjoitimme laajempialaisen dokumentin mikä pohtii miltä tulevaisuuden työ tulee näyttämään. Alla on johdanto kappale ja voit ladata koko dokumentin alla olevasta linkistä. Hyviä lukuhetkiä!

"Tulevaisuudessa työ tehdään verkottuneesti ja niin että perinteinen vertikaalinen ja jäykkä organisaatiohierarkia muuttuu horisontaaliseksi. Kaikki yrityksen työntekijät, asiakkaat, toimittajat ja muut sidosryhmät voivat toimia keskenään vuorovaikutuksessa käyttäen apuna yhteisöllisiä välineitä. Tietotyöala on ensimmäinen, joka ottaa ensiaskeleitaan uudenlaiseen työkulttuuriin. On kuitenkin selvää, että yhteisölliset toimintatavat rantautuvat alalle kuin alalle työn luonteesta riippumatta. Aivan samalla tavalla kuin julkiset sosiaaliset mediat ovat tulleet osaksi ihmisten arkea, niin työtä tullaan tekemään tietojärjestelmien mahdollistamana yhteisöllisesti työpaikoilla.
 
Tietojärjestelmät muuttuvatkin enemmän kuluttajamaisiksi, ja tätä kautta työn ja vapaa-ajan ero tulee merkittävästi hämärtymään. On täysin normaalia tulevaisuudessa että keskustelet työasioista työkaveriesi kanssa mobiililaitteilla työpaikkasi yhteisöllisessä järjestelmässä, kuten nyt keskustelet julkisissa sosiaalisen median palveluissa. Työpöytäkin muuttaa käytännössä kokonaan merkitystään. Mitään pysyvää työpöytää ei välttämättä työpaikalla ole, vaan työpöytä on yksinkertaisesti mukana kulkeva mobiililaite, tabletti tai kannettava. Informaatioteknologian kuluttajamistumisen myötä työhön käytettävät sovellukset ovat niin helppokäyttöisiä, että työhön käytettävät sovellukset ovat sulassa sovussa muiden sovellusten kanssa. Työstä tulee yksinkertaisesti reaaliaikaisempaa ja työsovelluksista erottamaton osa normaalia arkea."

...

Koko PDF-dokumentin voit ladata tästä.

Tiedon keräämisen ja jakamisen merkitys yrityksessä

Suurin osa yrityksien avainosaajista työskentelee, niiden merkittävimmät innovaatiot syntyvät ja oleellisin tieto tuotetaan ja jalostuu nimenomaan erilaisissa projekteissa. Kokemukseni on osoittanut että tämän tiedon keräämisen ja jakamisen merkityksen ymmärtäminen on vielä monessakin yrityksessä lapsen kengissä.

Perinteinen määritelmä projektille on ollut jo pitkän aikaa murroksessa. Kärjistäen kyse on vain joukosta asioita joita pitää saada yksittäisen ihmisen ja työyhteisön tehtyä sovittuun aikaan mennessä. Joskus projekti voi olla vain yksittäinen tehtävä kun taas joskus paljon isompi kokonaisuus. Perinteiset projektimallit ovatkin pikkuhiljaa muuttumassa ja ehkä "projekti" niin sanana kuin määritelmänäkin tulee ajansaatossa muuttumaan. Projektit ovat nykyään paljon enemmän muuta kuin graafeja, numeroita, formaaleja prosesseja ja kaavioita. Kaikkein tärkeimpään rooliin nousevat ihmiset ja tieto. Tieto käsittää esimerkiksi keskustelut, linkit, tiedostot, keneltä-kenelle tieto siirtyy jne. Projekteihin liittyvä tieto ei olekaan siis enää ainoastaan esim. määrämuotoista taulukkotietoa vaan pitkälti tekstimuotoista ei-rakenteista tietoa jota ihmiset tuottavat ja sitä kertyy kiihtyvällä vauhdilla.

Käsittelemme ja tuotamme työpäivän aikana valtavasti tietoa ja pääasiassa tämä tapahtuu huomaamattamme nimenomaan kaikenlaisissa projekteissa. Tyypillisesti tämä tieto liikkuu ihmisten välisissä keskusteluissa, palavereissa, puheluissa ja sähköposteissa. Valitettavasti suuri osa tästä varsin merkityksellisestä tiedosta jää vain muutaman henkilön tietoon ja/tai makaamaan kyseisten henkilöiden sähköposteihin.

Tiedon merkitys ja erityisesti ihmisten organisaatiossa jalostaman ja yhteisöllisesti tuotetun tiedon merkitys tulee kasvamaan entisestään yrityksissä. Tiedon jakaminen ja kerääminen tulevaisuudessa on aivan ratkaiseva yksittäinen tuottavuutta lisäävä tekijä.

Olemme jo nähneet miten tiedon tuottaminen ja jakaminen on räjähtänyt esimerkiksi julkisissa sosiaalisen median palveluissa. Aivan vastaava on alkanut tapahtumaan myös yrityksien sisällä kun erilaisia tähän tarkoitukseen tarkoitettuja työkaluja otetaan käyttöön. Tärkeintä on että mahdollistetaan tiedon keruu ja jakaminen organisaatiossa ja tehdään siitä myös helposti löydettävää. Työkalua valitessa on myös hyvä kiinnittää huomiota siihen että a) organisaatio omistaa tiedon jota sinne tallentaa b) tieto on saatavissa tulevaisuutta silmälläpitäen ulos helposti koneluettavassa muodossa esim. varmuuskopiointia ja jatkokäsittelyä varten

Tällä hetkellä projektissasi syntyvä tieto saattaa nousta arvoon arvaamattomaan esimerkiksi puolen vuoden päästä kun avainhenkilö siirtyy muualle ja organisaatioon pitää ajaa uusi henkilö sisään. Vaikka tiedostot ja sähköpostit olisivatkin tallessa niin todellisuudessa kokonaisuuden hahmottaminen ulkopuoliselle on jotakuinkin mahdotonta ellei projekteihin liittyvä keskustelu, matkan varrella tapahtuneet johtopäätökset jne. ole kerättynä yhteen paikkaan ja kronologisessa järjestyksessä.

Onkin siis hyvä kysyä itseltäsi ja työyhteisöltäsi olisiko syytä alkaa jakamaan ja keräämään tietoa järjestelmällisesti ja yhdessä. Koskaan ei ole liian myöhäistä - miksei jo tänään.

Olen kirjoittamassa artikkelia ei-rakenteisen tiedon merkityksestä tulevaisuudessa yhteisöllisessä organisaatiossa, sen merkityksestä uudenlaisiin työnkulkuihin ja siitä kuinka olennaiset työtapahtumat ja tieto alkavat virtaamaan työpöydällesi sen sijaan että juokset niiden perässä. Mikäli aihe kiinnostaa niin voit käydä ennakkotilaamassa ilmaisen artikkelin uusitulta www.cennoapp.com sivulta ja lähetämme sen PDF-muotoisena helmikuussa kaikille tilanneille.

Tuottavuustyökalu osana työnkulkua Osa 2: Korjausrakentaminen

Kirjoitin syyskuussa ensimmäisen osan liittyen IT- ja ohjelmistoalan työnkulkuihin. Toisena toimialaesimerkkinä otan tähän rakentamisen ja erityisesti korjausrakentamisen. Kävin taannoin tapaamassa pääkaupunkiseudulla toimivaa korjausrakentamisen ammattilaista, joka on ollut asiakkaanamme aivan alusta lähtien. Ennen verkkopohjaisen tuottavuustyökalun käyttöönottoa projektien tekemiseen, oli työnkulku eri sidosryhmien välillä rakennettu pitkälti sähköpostin ja erillisen ei-verkkopohjaisen projektinhallinta-ohjelmiston varaan.

Kysyimmekin mikä on lähtökohtaisesti parantunut ja/tai mitä haasteita on ilmennyt ja nämä nousivat esille:

• tarjoukset, raportit ja viestittely korjausrakennuskohteista ovat nyt yhdessä paikassa ja kaikkien osapuolten nähtävillä
• tilaajilta, alihankkijoilta jne.tulevat yksittäiset sähköpostit voi siirtää helposti talteen oikeaan projektiin
• sähköposteista ei tarvitse enää lähteä etsimään asioita kun ne ovat järjestyksessä projekteittain työkalussa ja haettavissa helposti sanahaulla
• työn tilaajia voidaan tiedottaa kohteiden etenemistä ja he voivat osallistua keskusteluun
• yksittäisenä suurimpana haasteena koettiin saada tilaajat, alihankkijat ja muut tahot aktiivisemmin käyttämään työkalua. On luonnollista että uusiin työkaluihin tottuminen vie aikansa ja tässä työnkulun parannusehdotuksena opastettiinkin käyttäjiä vastaamaan suoraan sähköpostilla työkalusta tuleviin projektitiedotteisiin. Näin ei tarvitse alkuvaiheessa kirjautua uuteen työkaluun vaan voi vastata/kommentoida tutulla sähköpostilla automaattisesti oikeaan projektiin.

Perushaaste tuottavuuden kannalta niin rakennusalalla kuin muillakin toimialoilla onkin nimenomaan viestintä projekteissa yli yritysrajojen. Esimerkiksi vesivahingon korjausprojektissa voi olla osallisena mm. isännöitsijä, asukas, kuivausyritys, vahinkokartoittaja, vakuutusyhtiö ja tietenkin korjausrakentajan työntekijät.

Olenkin huomannut että keskustelu tuottavuustyökalujen ympärillä niin Suomessa kuin maailmalla niiden hyödyistä on keskittynyt pääasiassa tietotyöaloihin ja asiantuntijatyyppisiin töihin. Tosiasia kuitenkin on että pelkän sähköpostin, excelin ja/tai erillisen projektinhallinta-ohjelman korvaaminen verkkopohjaisella työkalulla vastaa perushaasteisiin toimialasta riippumatta. Riittävän helppokäyttöiset työkalut auttavat ihmisiä löytämään sopivanlaisen työnkulun niin että työkalun käytöstä muodostuu luonnollinen osa päivittäistä työtä.

Mentaalinen ergonomia ja tuottavuus

Kirjoitin työnhallintaan ja tuottavuuteen liittyen artikkelin noin vuosi sitten Vähennä stressiä ja lisää tuottavuutta työn hallinnalla (PDF, 600KB) ja näihin aihealueisiin liittyen aloitin elokuussa kirjoittamaan tätä blogia. Seuraan aktiivisesti keskustelua mm. tuottavuuteen, projektinhallintaan, palaverikäytäntöihin, sähköpostin käyttöön liittyen. Tämä puhtaasti siitä syystä että pyrin itse jatkuvasti etsimään optimaalista tapaa tehdä työtä ja samalla kehittää työkalua, jolla pystymme helpottamaan asiakkaidemme ja käyttäjiemme päivittäistä työntekoa.

Tuottavuuden romahtaminen on noussut viimeaikaisessa kirjoittelussa jopa kansantaloudellisesti merkittäväksi haasteeksi. Isoihin koko kansakuntaa koskeviin ongelmiin ja haasteisiin ei yleensä ole mitään helppoa tai valmista ratkaistua. Itse uskon vahvasti, että muutos tapahtuu nimenomaan yksilötasolla, ja jokaisen henkilökohtaisella toimintatapojen muutoksella. Tällä on yleensä hyvinkin nopea positiivinen vaikutus ympäristöön, jota kautta tuottavammat ja uudenlaiset toimintatavat leviävät ympäristöön.

Iso kysymys onkin millä tavalla voimme niin yksilöinä kun työyhteisönä toimia entistä tuottavammin yhteen aiheuttamatta ylimääräistä kiirettä, kaaosta ja sitä kautta olla lisäämättä stressiä. Laajemmin aihetta kuvaamaan sopii mielestäni uusi termi mentaalinen ergonomia, joka on mielestäni työpaikoilla päässyt unohtumaan. Mentaalisen ergonomian avulla voitaisiin parantaa työssä viihtymistä ja sitä kautta lisätä työtehoa ja tuottavuutta. Mentaalisen ergonomian parantaminen pitäisikin ottaa yrityksissä ja työyhteisöissä aivan omaksi työntekijöiden hyvinvoinnin parantamisen kehitysalueeksi.

Jos ennustimme vuotta 2011 työnhallinnan vuodeksi niin ehkäpä vuosi 2012 voisi olla uusi aikakauden alku mentaaliselle ergonomialle? Työpaikoilla on vuosikymmeniä käytetty paljon aikaa ja resursseja nimenomaan fyysisen työpisteen ergonomian parantamiseen. Se, onko tuolin kulma oikea, on toki merkityksellinen asia, mutta yhä vähemmän kiinnitetään huomioita siihen miten ihmisten jaksamista tuetaan muutenkin kuin fyysisesti. Fyysisen ergonomian avulla on varmasti saatu paljon aikaan, mutta samanaikaisesti kiire, kaaos ja stressi ovat lisääntyneet. Liiallisena näillä kaikilla on negatiivinen vaikutus tuottavuuteen, josta on selvästi muodostunut jo nyt kansantaloudellinen uhka.

Yleensä suuret muutokset lähtevät pienestä liikkeelle, ja jokaisella on mahdollisuus vaikuttaa henkilökohtaisella tasolla sekä omaan että muiden työviihtyvyyteen. Olen tähän kerännyt listan muutamista omaa työntekoa helpottavista keinoista. Hyvin pienillä päivittäisillä toimintatavan muutoksilla pystyy parantamaan merkittävästi oman työnsä hallintaa.

1. Kerää kaikki päässäsi pyörivät asiat yhteen paikkaan. Kun kyseessä ei ole henkilökohtainen asia, niin kerää ne vielä sellaiseen paikkaan, jossa ne ovat myös muiden nähtävillä ja saatavilla. Näin irrallisesti mielessä pyörivät asiat eivät ole tehokkaan työnteon esteenä. Myös muilla on mahdollisuus nähdä sinulla työn alla olevat asiat johon he voivat tuoda halutessaan työpanostaan.

2. Järjestä ja priorisoi asiat. Niin itsellesi kuin työyhteisöllesi on tärkeintä että asiat ovat kootusti tallessa, järjestettynä ja priorisoituna.

3. Kirjaa asioihin liittyvät työtapahtumat ylös. Kun jossain asiassa tapahtuu joku olennainen muutos kuten siihen liittyvä puhelin- ja tai käytäväkeskustelu, sähköpostiviesti, niin tämä työtapahtuma kirjataan talteen yhdessä sovittuun paikkaan. Muut voivat käydä lukemassa sen kun heillä on aikaa. Ei niin, että keskeytät kaikkien työn kun on tapahtunut jotain erityisen "tärkeää". Asian tärkeysaste kun saattaa vaihdella kovasti riippuen vastaanottajasta.

3. Ota listalta asioita yksi kerrallaan työn alle ja keskittymistä vaativissa töissä yritä järjestää itsellesi mentaalinen ja/tai fyysinen tila jossa voit tehdä töitä ilman ulkopuolisia keskeytyksiä. Sosiaaliset mediat, puhelin ja sähköposti kiinni. Fyysiseen ympäristöön ei aina voi vaikuttaa, mutta muita ärsykkeitä voi vähentää.

4. Vältä turhia palavereita 8 ihmistä tunninkin palaverissa vastaa jo yhden ihmisen kokonaista työpäivää ja tehokkaana keskeytymättömänä työnä tuossa ajassa saa todella paljon aikaan. Yksittäisten asioiden läpikäyntiin ja seurantaan on olemassa työkaluja jolloin kaikkea ei tarvitse käydä yksityiskohtaisesti palaverissa läpi. Palaverit ovatkin hyviä silloin kun ne on hyvin valmiiksi suunniteltu ja niillä on selkeä tavoite. Toisaalta mikäli halutaan tehdä nimenomaan yhdessä tehokasta ja tuottavaa työtä, niin silloin esim. työpajatyyppinen toiminta on tehokkaampi vaihtoehto.

Näin teet sähköpostin käytöstä tuottavampaa

Sähköposti muodostaa nykyään, ja vielä pitkälle tulevaisuuteen, suurimman osan kaikesta kommunikaatiosta puhelimen ja kasvokkain tapahtuvan kommunikaation lisäksi. Se onkin toimiva, yleismaailmallinen, henkilökohtainen ja se ei tule katoamaan pitkään aikaan pääasiallisena kanavana. Kun samanaikaisesti markkinoille rynnii erilaisia ryhmä- ja projektinhallintatyökaluja, niin suurimmaksi kysymykseksi nousee kuinka voimme tallentaa helposti sähköpostit saumattomasti osaksi työnkulkua ja kommunikaatiota.

Tulviva sähköposti onkin omiaan aiheuttamaan lisästressiä projekteissa, varsinkin jos tämän lisäksi ei ole paikkaa jossa pitää tehtäviä ja projekteja järjestyksessä. Sähköposteissa kulkee suuri määrä tietoa, josta pitäisi poimia olennainen osa (tekstikappale, kuva, liitetiedosto, jne.) ja josta pitäisi tiedottaa tiettyä projektiryhmää tai henkilöä.  Lisäksi sähköposteissa on yleensä paljon myös turhaa asiaa , joka ei ole kokonaisuuden kannalta ratkaiseva, vaan esimerkiksi kuittausviestejä "Ok, sovitaan näin". Toki sähköpostia voi tällä tavoin käyttää tehtävien- ja projektien hallintaan, mutta kokonaan toinen kysymys on se, kuinka tuottavaa työ tällä tavoin on ja palveleeko se laajemmin koko työyhteisöä.

Yksinkertaisin tapa on luonnollisesti kopioida ja liittää sähköposteista sisältö suoraan erilliseen projektinhallintatyökaluun. Tämäkin tapa jo itsessään lisää tiedon järjestämistä. Kehittyneissä ja nykyaikaisissa sähköpostia saumattomasti tukevissa projektinhallintatyökaluissa pystyt kuitenkin helposti lähettämään tehtäviisi ja projekteihisi suoraan sähköpostia ja ne tallentuvat osaksi kommenttiketjua. Samalla hetkellä kaikki projekteissasi työskentelevät henkilöt saavat tiedon ja pääsevät välittömästi käsiksi yhteistä projektianne koskeviin sähköpostiteksteihin ja niiden liitetiedostoihin. Tämän lisäksi vain oleellinen tieto sähköposteista tallennetaan myöhempää käyttöä varten oikeaan paikkaan, josta se on helposti löydettävissä. Samalla tavalla pystytään tällaista työkalua käyttämään esimerkiksi asiakaspyyntöjen tai tilausten hallintaan.

Vastataksemme juuri näihin haasteisiin olemme tehneet paljon töitä syksyn aikana juuri näiden toiminteiden parantamiseksi sellaisiksi että ne tukevat ja helpottavat päivittäistä työntekoa. Tässä muutama käytännön esimerkki miten näitä toiminteita jo nyt käytetään:

1. Kun lähetetään asiakkaalle/kumppanille sähköpostia, niin laitetaan bcc-kenttään tehtävän/projektin sähköpostiosoite, jolloin lähetetty viesti jää työkaluun ja menee muulle projektitiimille tiedoksi ja talteen. Kun vastaus tulee niin koko viesti tai vaan osa sitä liitetiedostoineen voidaan tallentaa helposti samalla sähköpostiosoitteella.

2. Työkalun tarjoamalla käyttäjän henkilökohtaisella sähköpostiosoitteella voi omat sähköpostit helposti siirtää tehtäviksi työkaluun, josta ne ovat sitten siirrettävissä haluttuihin projekteihin. Tämän jälkeen ne ovat osa työnkulkua ja esim. osoitettavissa jollekin projektitiimissä tehtäväksi

3. Kun saat sähköpostin johonkin projektiin tai tehtävään liittyen, niin työkalusta saatavalla sähköpostiosoitteella voit lähettää osan tai koko sähköpostin talteen osaksi kommenttiketjua

Tällaisella toimintatavalla sähköpostin ja sen käyttäjän rooliksi syntyykin toimia tavallaan postin lajittelukeskuksena:

1. Päättää työtehtävien ja projektien kautta mille henkilöille posti on saatettava tiedoksi

2. Valitsee olennaisen osan sähköpostisisällöstä ja niiden sisältämistä liitetiedostoista, jotka ovat projektien kannalta oleellista

Tällaisella työnkululla ja toimintatavalla pystytään keräämään, järjestämään ja jakamaan vain olennainen tieto ja vähentämään tietoähkyä työyhteisöissä sekä kaaosta projekteissa. Sähköpostista ja sinusta itsestäsi tuleekin yhtäkkiä pullonkaulan sijaan koko työyhteisön tuottavuutta lisäävä palanen. Kun kerrot oman tuottavuutesi lisäyksen  koko projektihenkilöstön lukumäärällä, niin ei ole vaikea laskea yhteen kuinka paljon projektin kokonaistuottavuus lisääntyy.

Emme taaskaan unohtaneet käytäntöä, ja mikäli haluat tutustua vaihe vaiheelta miten Cennossa on nämä asiat ratkaistu niin voit käydä tutustumassa vinkit -osioomme täällä: http://www.cennoapp.com/fi/main/vinkit

3 vinkkiä kun mietit ohjelmistoa projektin- ja tehtävänhallintaan

Nykypäivänä projektitiimit toimivat hyvin hajautetusti. Projektien jäsenet eivät välttämättä toimi vain eri kaupungeissa vaan myös eri maissa ja aikavyöhykkeillä. Projektipäälliköt joutuvat jatkuvasti taistelemaan saadakseen näkyvyyden koko projektitiimin tehtävien etenemiseen ja monesti projektijäsenten aika kuluu etenemisen raportointiin varsinaisen työnteon sijaan. Erilaisia projektityökaluja on saatavilla helpottamaan organisaatioiden työtä, mutta mistä tiedät mikä työkalu olisi paras sinun organisaatioosi?

Verkkopohjainen vai perinteinen PC ohjelmisto?

Jos sinulla on tiimin jäseniä, joilla ei ole jatkuvaa pääsyä verkkoon, niin PC-pohjainen ohjelmisto saattaa olla oikea ratkaisu. Toisaalta tällöin asennukset ja ylläpito aiheuttavat lisätyötä. Verkkopohjainen ohjelmisto taas lyhentää käyttöönottoaikaa, koska käyttäjät voivat aloittaa käytön heti kirjautuessaan. Lisäksi verkkopohjaiset ohjelmistot toimivat yleensä kuukausilaskutusmallilla ilman aloitus- ja vuosilisenssejä, joka vähentää käyttöönoton kuluja ja ei sido pääomaa.

Tehtävien koordinointiin, yhteistyön helpottamiseen vai molempiin?

Sinun tulisikin kysyä mitä ongelmia aiot ratkaista teknologian avulla? Haluatko parantaa tiimin jäsenten mahdollisuuksia toimia keskenään yhteistyössä? Vai onko sinulla tarve parantaa tehtävien suunnittelua ja niiden koordinointia? Vai pitäisikö ratkaista molemmat samalla kertaa? Onkin syytä varmistua että työkalu, jonka valitset, sisältää riittävät ominaisuudet täyttämään vaatimuksesi. Jos siis tarvitset sekä tehtävänhallintaa että esimerkiksi mahdollisuuden jakaa dokumentteja tiimin kesken, niin varmista että uusi työkalusi tarjoaa nämä vaihtoehdot.

Käytettävyys

Projektin- ja tehtävänhallintaohjelmisto on juuri niin hyvä kuin mitä tietoa ja miten tietoa sinne tallennetaan. Työkalut, joita käytetään eniten päivittäisessä toiminnassa, ovat ne, jotka ovat helppokäyttöistä, helposti opittavissa ja antavat välittömästi käyttäjilleen lisäarvoa kun he työkaluun jotain syöttävät. Perinteisissä työkaluissa projektipäälliköille jää erityinen vaiva pyytää tiimin jäseniltä tilannepäivityksiä ja sen jälkeen syöttää ne itse käsin työkaluun. Kannattaakin miettiä uudenlaisia tapoja, joissa tiimin jäsenille annetaan kontrolli heidän omista tehtävistään ja tiedostaan. Samalla tämä tieto tallentuu organisaatiossa keskitettyyn paikkaan, jota voidaan käyttää reaaliaikaiseen päätöksentekoon.

Tehokas tehtävän- ja projektinhallinta verkossa on nykypäivänä edellytys ja kilpailuetu organisaatioille. Erilaisia työkaluja on paljon saatavilla, joten pystyt varmasti löytämään työkalun jolla tehostaa omaa toimintaasi.

Tuottavuustyökalu osana työnkulkua Osa 1: Ohjelmisto/IT-ala

Törmäämme usein kysymykseen millä tavoin me itse ja asiakkaamme käyttävät työkaluamme IT-konsultoinnissa ja ohjelmistoliiketoiminnassa. Kokosimme tähän juttuun muutamia käytännön esimerkkejä. Omassa toiminnassamme konsultointiprojektit, ohjelmistokehitys, ylläpito, testaus, asiakastukipyynnöt, yhtiön yleiset asiat sekä myynti ja markkinointi, hoidetaan yhdessä ainoassa työkalussa. Tämän blogi-sarjan ensimmäinen  osa käsittelee asiaa nimenomaan ohjelmisto/IT yrityksen näkövinkkelistä ja seuraavassa blogi-kirjoituksessa keskitymme rakennusalaan.

Kaikki yritykset toimialasta riippumatta painivat lähtökohtaisesti saman haasteen kanssa: Miten suoraviivaistaa ja tehostaa työtä, projekteja, prosesseja, kommunikaatiota, tehtävienhallintaa jne. Sopivan työkalun valinta omiin tarpeisiin onkin oleellinen kysymys. Lähtökohdan tuleekin olla se, että ensin mietitään nykyinen työnkulku organisaatiossa.

Työnkulun ja työkalun yhteensovittaminen ovatkin on ratkaisevassa roolissa. Tämä pakottaa yleensä osittaiseen toimintatapojen uudelleenmiettimiseen ja suoraviivaistamiseen. Tyypillisesti organisaatioissa on useita eri järjestelmiä ja työkaluja, joilla päivittäisiä asioita hallinnoidaan ja kommunikoidaan. Haasteeksi syntyy linkittää kaikki järjestelmät saumattomasti työnkulkuun, ja ketjuttaa niihin liittyvät työtapahtumat. Loppujen lopuksi perushaasteet yrityksissä ovat hyvinkin yksinkertaisia ja käytännönläheisiä.

Tyypillisesti sähköposti on projekteissa ainoa rajapinta sisäisen ja ulkoisen toiminnan/viestinnän välillä. Tämä onkin monesti hyvä tapa "piilottaa" mahdollisia ongelmakohtia, haasteita ja kaoottisuutta ulkoisilta katseilta. Valitettavasti tämä ei ratkaise perusongelmaa. Tosiasia on kuitenkin se että ihmisten pitäisi pystyä toimimaan läpinäkyvästi yritysrajojen yli tehostaakseen toimintaansa ja ollakseen tuottavia. Päivittäinen työ ei aina olekaan niin hienoa ja kiillotettua kuin ehkä annetaan uskoa. Eikä ole tarkoituskaan. Tuottavuustyökalujen avulla pystytään juuri näihin perusongelmakohtiin tuomaan merkittäviä parannuksia. Lisäksi yrityksen ja asiakkaiden, toimittajien ja kumppanien välistä "muuria" voidaan avata merkittävästi.

Alla on tyypillisiä kertomuksia siitä, millaisiin käytännön ongelmiin tuottavuustyökalulla pystyttiin tarjoamaan ratkaisu.

Työnkulkuongelman kuvaus esimerkki 1:

Yrityksessä oli käytössä avoimeen lähdekoodin perustuva sisäinen bugien hallintajärjestelmä, jota myös osa asiakkaista käytti. Ongelma oli että järjestelmä oli ohjelmistokehittäjille tarkoitettu, eikä kovin käyttäjäystävällinen ’ei-teknisille’ asiakkaille. Oli kuitenkin tarve saada asiakkaat osallistumaan niin, ettei kommunikaatioon sähköpostilla ja puhelimella kulu turhaa aikaa. Yrityksen kehittäjäresurssien käytön suunnittelua ylläpidettiin Excelissä projekteittain ja tätä päivitettiin viikoittain viikkopalaverissa. Suurin ongelma tässä oli se, että näkyvyyttä resurssien käyttöön ei ollut edes viikkoa eteenpäin ja Excel vanhentui päivässä. Päänvaivaa tähän yhtälöön aiheutti kesken viikkoa tulevat tukipyynnöt, jotka aiheuttavat resurssienhallintaan lisäongelmia. Tehdyt työtunnit piti kirjata erilliseen tuntikirjausjärjestelmään ja nämä tunnit eivät linkittyneet suunniteltuihin töihin automaattisesti. Asiakkaalta saatettiin laskuttaa virheellisesti sellaisesta tuntityöstä, mistä ei ollut sovittu, ja myynnille oli aina hyvin epäselvää missä projektien osalta mennään.

Ongelman ratkaisu:

Otettiin käyttöön työkalu, joka oli riittävän helppokäyttöinen ja yksinkertainen myös ’ei-tekniselle’ henkilölle, mutta samalla tarjosi riittävät ominaisuudet ohjelmistotuotekehityksen hallinnan ja ylläpidon tarpeisiin.
Kaikki pyynnöt, projektit, tehtävät, välivirstanpylväät, resurssisuunnittelu luodaan työkaluun. Bugit ja muutospyynnöt pystytään nyt ohjaamaan myös sähköpostilla suoraan työkaluun, josta asiakastuki voi siirtää ne oikeisiin projekteihin, ja osoittaa tehtäviksi oikeille käyttäjille. Työtuntikirjaukset voidaan tehdä edelleen tuntikirjausjärjestelmässä, mutta kirjataan automaattisesti rajapinnan kautta myös projektityökaluun kohdennettuna projekteihin/tehtäviin, jolloin voidaan seurata suunniteltua vs. toteutunutta työtä, sekä työkuormaa henkilöittäin. Tiimiresurssikalenterin avulla on helppo seurata kaikkien kehittäjien ajankäyttöä viikoiksi eteenpäin, ja esim. siirtää ja jakaa tehtäviä henkilöiltä toiselle, jos joku on poissa. Kaikki projektin viikkopalaveripäivitykset tehdään työkalussa, jolloin kaikki saa siitä sähköpostilla tiedotteen, mutta lisäksi koko projektin kommunikaatiohistoria jää talteen. Kaikkien tehtävien ja asioiden tila on kaikkien asianosaisten nähtävillä, ja tämän lisäksi myynti voi seurata täysin läpinäkyvästi projekteja.

Työnkulkuongelman kuvaus esimerkki 2:

Ohjelmistotuotteen vaatimusten, bugien ja muutostenhallintaan oli käytössä Excel, ja tämän avulla tehtäviä jaettiin, ja niiden tiloja pidettiin yllä irrallisessa tiedostossa. Sekä ylläpito että ohjelmistokehitys hoidettiin samalla menetelmällä. Ohjelmistoversioiden julkaisunhallinta ja testaus aiheuttivat jatkuvasti ongelmia ja haasteita, johtuen siitä, että kehitys, testaus ja tuotantoympäristöt olivat jatkuvassa muutoksessa. Kehitys piti kuitenkin saada nopeaksi, mutta tehtävien määrittely ja toimintatavan jäykkyys aiheutti liikaa ylimääräistä työtä.

Ongelman ratkaisu:

Otettiin tuottavuustyökalu käyttöön, ja luotiin backlogit sekä bugeille että tuotteelle. Luotiin varsinaiselle tuotteelle oma projektitila ja releaset virstanpylväittäin, ja näiden alle ko. kehitystehtävät. Luotiin ylläpidolle oma projektitila ja päivitysreleaset samalla tavoin. Asiakaspyynnöt voidaan nyt ohjata sähköposteina suoraan työkaluun, jotka siirrettävissä eri asiakasprojekteihin, bugi- tai tuotebacklogiin. Backlogeista nostetaan asiat tuote ja ylläpito projekteihin sitä mukaa kun tarve on. Koko tuotekehityksen, testauksen ja ylläpidon hallinta tapahtuu yhden ja ainoan työkalun avulla niin, että koko tiimi voi toimia tehokkaasti ja tuottavasti yhteen. Tämän lisäksi asiakkailla on reaaliaikainen näkymä omien projektien tilaan ja tapa kommunikoida helposti näihin liittyen.


Työnkulkuongelman kuvaus esimerkki 3:

Monitoimittaja hankkeessa haasteeksi muodostui lukuisat aliprojektit ja alihankkijat, joiden työtä piti pystyä hallitsemaan. Viestintä ja kommunikointi olivat tapahtuneet lähinnä sähköpostilla ja palaverien muodossa. Ongelmaksi tuli kommunikaation tehottomuus, ja ajantasaisen tiedon saaminen eri aliprojekteista sekä tehtävistä, ja niiden tiloista (uusi, työn alla, yksikkötestattu, loppukäyttäjätestattu, valmis tuotantoon, tuotannossa jne.) . Haastetta lisäsi se tosiasia, että toimijat eivät rajautuneet vain Suomeen, vaan myös ulkomaille, ja eri tahoilla oli vielä omat järjestelmät, joita käytettiin yksittäisen aliprojektin seurantaan. Tarvittiin siis työkalua, jolla toistakymmentä rinnakkaista projektia, näihin liittyviä tehtäviä ja toistakymmentä henkilöä yli yritys/maarajojen voi työskennellä saumattomasti yhteen.

Ongelman ratkaisu:

Otettiin käyttöön yksi työkalu, piirrettiin auki ja sovittiin työnkulusta ja näihin liittyvistä tiloista, luotiin projektit,ja kaikki henkilöt kutsuttiin toimimaan yhden työkalun sisällä heille kuuluviin projekteihin.